ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS

Lo primero que se tiene que hacer cuando se crea o implementa un sistema de información en una empresa, es tener claro ¿Qué es? como respuesta tenemos que es un software o programa que debe cumplir con cuatro puntos en especifico que son:

Entrada de información: esta acción resulta en el ingreso de datos en el sistema de información. Puede realizarse de manera manual o automática. La primera es con intervención del usuario del sistema, la segunda es la toma de datos desde otros sistemas de información. En un ordenador las entradas de datos son los puertos USB, scanner, lectoras de CD, DVD, diskette…etc.

Almacenamiento de Información: esta es una de las funciones fundamentales de los sistemas de información ya que  debido al enorme beneficio que ofrecen en cuanto registran y guardan la información de cada proceso que realizan en distintas estructuras diseñadas funcionalmente para este fin. En nuestro ejemplo del ordenador, son el disco duro y CD-ROM las unidades que realizan esta acción.

Procesamiento de información.- Depende de las capacidades que el sistema de información contenga en cuanto a la demora de esta acción.

Salida de la información.-  Tiene la función de sacar los datos ingresados o ya procesados. Dicha información se puede presentar de varias formas en pantalla, impresora, dirigida hacia otros sistemas de información etc.

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La clasificación principal de los sistemas de información va directamente relacionada con los departamentos clave de cualquier empresa ya que dichos sistemas deben de responder a las necesidades  de cada uno.  A continuación se presenta un esquema representativo de lo anteriormente mencionado con el fin de clarificar mejor la idea.

TRANSACCIONALES: Integrar procesos de la organización.

- Ventas

- Mercadotecnia

- Administración

- Finanzas

- Recursos humanos

- Proceso de base de datos

- Contabilidad general

- Facturación

- Cuentas por pagar

- Entre otras

- Comercio electrónico :

- Facturación electrónica

- Teletrabajo

ESTRATÉGICOS: No apoya a la organización en la parte de transacción; Sirve para generar cosas nuevas en la organización , así ser competente en el mercado y no decaer ante otras empresas.

- No automatización

- Innovación de productos – ventajas competitivas

- Barrera de entrada de negocio

- Base de incrementos.

SISTEMAS DE APOYO EN LA TOMA DE DECISIONES: Apoya a la alta gerencia para la buena toma de decisión.

- Sistemas de soporte a las decisiones (PSS) – empleados de niveles intermedios , no trascendentes , ayuda de base para la toma de algunas decisiones.

- Sistemas de información para expertos (EIS) – para ejecutivos, información detallada e importante, toma de decisiones a nivel experto.

- Sistemas de información con soporte a grupos (GDSS) – Los grupo toman información, la procesan y la utilizan en la misma empresa o de forma remota.

- Sistemas expertos.

CONTINGENCIAS EN UN CENTRO DE COMPUTO

Como parte de nuestra documentación debería de incluirse en cualquier departamento un manual que especifique cuales con las posibles contingencias que se pueden sucintar en el departamento y como poder darles una adecuada solución.

Acontecimientos pueden provocar alarmas de un centro de computo

◦ Fuego causado por la electricidad

◦ Fuego causado por ignición de fuego con papel

◦ Inundaciones

◦ Sismos

◦ Humo

Pasos  que deben tomarse para prevenir esas alarmas

◦ Mantener todas las salidas eléctricas tapadas con plásticos de seguridad sino se necesitan constantemente.

◦ Mantener un extinguidor cerca y a la vista de cualquier individuo funcionando

◦ Tener luces de emergencias

◦ No tener cables innecesarios conectados a la corriente alterna

◦ No mantener en el centro de computo fósforos, encendedores, o cualquier otra cosa que pueda provocar un incendio (incluir en reglamento del centro para asegurarse de su cumplimiento)

◦ No fumar dentro de las instalaciones (incluir en reglamento)

◦ Mantener el centro de computo alejado de las tuberías de agua.

 Verifican cada una de esas alarmas

▪ Periódicamente. (semanal, mensual, bimestral, etc)

▪ Técnicos en el área de cada alarma deberá revisarlas con diferentes pruebas

▪ Remplazar sistemas de alarmas que ya no estén funcionando

Procedimientos de solución si una alarma se convierte en un acontecimiento real

Primero que todo importa la vida del personal. Luego de ello se necesitara guardar rápidamente todas las transacciones realizadas últimamente en un servidor fuera de las instalaciones de la empresa. Además si un servidor esta en la empresa como servidor de acceso rápido se deberá tratar de mantener lo mas seguro posible.

Definir el puesto o persona que será el responsable para resolver el acontecimiento

Previamente se capacitara un grupo del personal para tratar este acontecimiento. Estas personas serán elegidas en base a su experiencia en la rama. Por ejemplo, en el equipo se deberá tener un administrador de servicios de red el cual tratara todas las posibles soluciones para crear, manipular, restaurar la base de datos desde un servidor. Además otro experto en bases de datos el cual mantendrá todos los datos que a la empresa interese a salvo.

Tareas de recuperación puede ser iniciadas antes de que el acontecimiento sea resuelto

Todas las bases de datos que requiere la empresa para su operación deben ser recuperadas. Pero principalmente se debe verificar si todos los datos están disponibles inmediatamente para ser utilizados en la empresa y revisar que no hay perdidas.

Emitir una reporte de evaluación de contingencia.

Dicho reporte deberá de tener la siguiente información.

Nombre del responsable del equipo de contingencias

Fecha y hora de la contingencia

Tipo de contingencia.

Departamento afectados

Personal involucrado

Acciones tomadas

Evaluación de las acciones tomadas durante la contingencia

ORGANIZACION Y OPERACIÓN DE CENTROS DE COMPUTO

Objetivo de un Centro de computo

Prestar servicios a diferentes áreas de una organización ya sea dentro de la misma empresa, o bien fuera de ella, tales como: producción, control de operaciones, captura de datos, programación, desarrollo de sw, etc

La Planeación en un centro de computo es de primordial importancia por lo que a continuación cito algunos de los niveles mas importante.

 

PLANEACION ESTRATEGICA

Se refiere a las estrategias a seguir en la construcción del centro de Cómputo. ¿Porqué construirlo?. Cuando se responde a este cuestionamiento, pueden inferirse los caminos a seguir para la construcción del mismo.
Como apoyo a este punto es importante considerar lo 10 puntos específicos necesarios para la implantación de un centro de computo.
PUNTOS QUE DEBE VERIFICAR EN UN CENTRO DE COMPUTO:
1. Vea a futuro.
2. Mantenga su diseño sencillo.
3. Sea flexible
4. Piense modularmente.
5. Use unidades de racks
6. Proteja el acceso a su centro de cómputo.
7. Etiquete
8. Mantenga todo cubierto o cerrado.
9. Desee lo mejor para su centro de cómputo, planeé para lo peor.
10. Realice un buen análisis costo-beneficio

Nota.-  En esta parte del trabajo es donde se tiene que desarrollar la estructura organizacional, cimentada en los puntos anteriores: Misión, Visión, Misión, Filosofía, Organigrama.

 

PLANEACION DE RECURSOS

Con la finalidad de justificar cualquier proyecto no solo un centro de computo es importante contar con un estudio costo beneficio, para conocer a detalle cual seria la inversión, ventajas y tiempo de recuperación de la inversión.

Dentro de este ámbito deben considerarse los recursos económicos que va a requerir la construcción del centro de Cómputo. ¿Cuanto dinero se va a ocupar?. 

PLANEACION OPERATIVA

Consiste en realizar un detallado análisis de necesidades de la empresa y definir en base a estas necesidades una plataforma tecnológica con una infraestructura en hardware, software, personal operativo, etc. que soporte las operaciones de la empresa y se utilice como el medio de procesamiento de información.

Nota.-  En el punto de personal operativo solo es mencionar que puestos son los que se van a requerir y cuantas personas, las descripciones de puesto se incluyen en la planeación de personal.

En esta parte se tendrá que considerar el determinar cuales serán los departamento que conforman un cetro de computo y determinar la función de cada uno de ellos. A continuación se listan los departamentos básicos en un centro de computo:
Administración y Control
Sistemas de Información
Soporte
Mantenimiento
Análisis y Diseño de sistemas
Programación
Capacitación
Telecomunicaciones
Diseño web

Responde a la preguntas: ¿Como va a funcionar el Centro de Cómputo?, ¿Que Software será necesario?, ¿Que Hardware se requerirá?, ¿Que servicios va a prestar?, etc.

PLANEACIÓN DE PERSONAL

Es importante saber que puestos se requerirán en el centro de computo, pero igual de importante será el tener una descripción de los mismos, asi como de la persona que lo ocupara (perfil) , esta planeación se desprende directamente de la operativa ya que de no contar con esta la de personal no se puede realizar.  Tu puedes hacer tu propio formato de descripción de puesto pero sera importante que no olvides incluir algunos puntos que son basicos tanto para la descripción como para el perfil:

DESCRIPCION DE PUESTO:

Código del Puesto
Nombre del Puesto
Misión del Puesto
Objetivos específicos
Funciones especificas por puesto

Entorno operativo (relaciones con otros puestos ya sea dentro o fuera del departamento)
Información que se genera

PERFIL DE PUESTO:
Escolaridad (Nivel de estudios y grado de avance)
Áreas del conocimiento que maneja.
Experiencia laboral (empresa, tiempo de trabajo, puesto, funciones)
Condiciones de trabajo (ergonómicas, turno, horario, condiciones de estrés)
Capacidades gerenciales (visión estratégica, liderazgo, Orientación a resultados, trabajo en equipo, negociación) nivel de dominio.
Capacidades técnicas (Deberán ser acordes al departamento donde se asigne el puesto)

PLANEACIÓN DE LAS INSTALACIONES FISICAS.

Si la estructura organizacional de nuestro centro de computo se considera importante podemos encontrar a la par a la de instalaciones físicas, ya que si no se hace un adecuado diseño de los espacios (personas, materiales, equipo hw y sw.
Depende de muchos factores, entre los que podemos citar: el tamaño de la empresa, el servicio que se pretende obtener, las disponibilidades de espacio físico existente o proyectado, etc. Se tiene en cuenta las siguientes preguntas: ¿En donde estará ubicado en Centro de Cómputo?, ¿Cuantas secciones será necesario construir?, ¿En donde se colocará el Centro de carga?, ¿En donde serán ubicados los servidores o la macrocomputadora?, ¿Que condiciones de ventilación serán necesarias?, etc.

Nota:  Como parte de este tema se tendrá que considerar la ergonomía misma que se tocara mas adelante porque se tiene que especificar todos los puntos, antecedentes, equipo, personal (ejercicios para un mejor desempeño), colores, ventilación, iluminación. etc.

En la siguiente imagen, se muestra un plano arquitectónico de un centro de computo: